「問い合わせ直後」の次の行動を曖昧にしない方法

問い合わせ直後の次の行動を、担当者の記憶だけに置かない。

受付、技術確認、初回回答を別の状態として管理し、担当者と回答予定を入れます。自動返信が送られただけで「対応済み」にしません。

案件記録に残す三項目

• 1：受け取った図面・資料名を案件記録に残す
• 2：担当者名と連絡方法を案件記録に残す
• 3：加工可否や見積の初回回答予定を案件記録に残す

送った回数ではなく、判断の詰まりを記録する

問い合わせ内容、受領した資料、初回回答の担当と予定を組にし、自動返信だけを活動実績にしません。

問い合わせ直後のお客様目線を営業チームの運用にするとは、担当者個人の気遣いで終わらせず、相手の確認負担を減らす動きを再現できるようにすることです。

週次会議で確かめること

運用の成果を確かめるときは、次の連絡で、資料の再送や「届いていますか」という確認が減ったかを見ます。

次に同じ段階の案件を扱うときは、「誰が、何を、いつ確認するか」を一つ決めてから会議を終えてください。